14 November 2014

Volltextsuche für Papier? Na klar!

Eine meine ersten Herausforderungen des Ruhestandes war die Frage: wie kann ich mir die Ablage des Papierkrams erleichtern? Was sammelt sich nicht alles an: Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Schriftverkehre mit Behörden usw. Niemand hat Lust auf Ablage. Und wenn man mal was sucht, wälzt man sich stundenlang durch Aktenordner. Daher dachte ich mir: Eine Volltextsuche für Papier wäre toll!

Meine Lösung dafür: Evernote! Ein einfaches und ziemlich geniales Tool für meine Ordnung. Rundum perfekt ist es aber erst, seitdem ich einen Scanner dazu bestellt habe. Denn jetzt freue ich mich über jeden Brief, den der Postbote bringt. Rechnungen, Bestellungen, Bankbelege ablegen - mit Evernote macht Ablage Spaß. 

Wie gehe ich vor: Jedes Dokument scanne ich ein und archiviere es direkt in Evernote. Hier habe ich mir Ordner angelegt, z.B. für Versicherungsunterlagen, Werkstatt, Reisetipps, Garten usw. Evernote hat eine Volltextsuche und durchsucht auch alle eingescannten Dokumente via Volltextsuche. Also optimal, um Dinge wiederzufinden. Ich suche nach einem Wort, einer Kontonummer oder einem Namen. Und schon schlägt mir das System alle Dokumente vor, die diesen Begriff enthalten. 

Für mich ist Evernote die optimale Verknüpfung von Print und Digital. Oder so ein bisschen wie die Schlagsahne auf dem Pflaumenkuchen. 
Apropos Pflaumenkuchen: für die Archivierung von Rezepten eignet sich Evernote ebenfalls hervorragend. Seither liegen kaum noch aus Zeitschriften herausgetrennte Zettel bei uns herum - auch zur Freude meiner Frau. 

Auch für den beruflichen Alltag könnte man das Tool gut einsetzen, z.B. für die Ablage von Recherchematerial und Dokumentation oder für Geschäftsbriefe. 


Inzwischen bin ich ein richtiger Ablage-Fan geworden. Vorbei die Zeiten, in denen Buchführung für mich eine Quälerei war. Evernote ist mein täglicher Begleiter geworden, ein echter Allrounder für den Alltag.